TERMENI ȘI CONDIȚII MENTOR-SEC

Versiunea [NECESITĂ COMPLETARE] · în vigoare de la [NECESITĂ COMPLETARE]

1. Furnizorul

Platforma MENTOR-SEC este operată de [NECESITĂ COMPLETARE: denumire, sediu, CUI, nr. Reg. Com., capital social dacă e cazul, email de contact] („MENTOR-SEC”, „noi”).

2. Definiții

Platforma — site-ul [domeniu] și contul MENTOR-SEC.
Client — firma (persoană juridică, PFA, întreprindere individuală sau familială) pentru care se creează contul.
Utilizator — persoana fizică care folosește contul în numele Clientului.
Punct de lucru sau locație — spațiul pentru care Clientul folosește serviciile.
Calificare — rezultatul orientativ, calculat automat de reguli software, care arată dacă un punct de lucru pare să se încadreze la fișa de securitate pe bază de autoevaluare sau pare să aibă nevoie de o analiză de risc făcută de un evaluator.
Fișa de securitate sau fișa — documentul PDF generat de Platformă din datele și răspunsurile declarate de Client.
Verificarea publică — pagina pe care oricine are codul QR sau amprenta unei fișe îi poate verifica autenticitatea.
Evaluator RNERSF — persoană sau firmă cu licență în Registrul Național al Evaluatorilor de Risc la Securitatea Fizică.
Firmă de evaluare — firma care se înscrie pe Platformă cu evaluatorii ei RNERSF, potrivit Anexei 2.
Bursa evaluatorilor — serviciul prin care Clientul cere oferte de la firmele de evaluare verificate, în perioada pilot descrisă în secțiunea 11.

3. Obiectul serviciului

MENTOR-SEC furnizează un serviciu digital care include:

verificarea datelor publice ale unei firme după CUI, din sursele ANAF;
calificarea orientativă a punctelor de lucru;
un chestionar ghidat de autoevaluare și generarea fișei de securitate în format PDF, cu număr unic, amprentă digitală și cod QR;
păstrarea fișelor în cont și verificarea lor publică.

Serviciul este destinat exclusiv profesioniștilor. MENTOR-SEC nu este autoritate publică, organ de control, evaluator de risc licențiat, organism de certificare sau cabinet de avocatură și nu oferă consultanță juridică.

4. Crearea contului

Contul se creează cu email și parolă sau prin autentificare cu Google. Utilizatorul declară că:

are dreptul să acționeze în numele Clientului și să accepte acești Termeni pentru el;
datele furnizate sunt corecte și le va actualiza;
va păstra confidențialitatea datelor de autentificare și ne va anunța dacă suspectează o utilizare neautorizată.

Accesul la funcții poate fi condiționat de confirmarea adresei de email și de completarea datelor firmei.

5. Responsabilitatea utilizatorului

Clientul răspunde pentru folosirea contului său, pentru datele introduse și pentru modul în care folosește fișele generate. Clientul verifică fișa înainte de a o semna, folosi sau prezenta.

6. Datele furnizate de Client

Calificarea și fișa se bazează pe datele și răspunsurile declarate de Client. MENTOR-SEC nu verifică la fața locului situația declarată. Datele incomplete, inexacte sau neactualizate pot duce la un rezultat sau la o fișă care nu corespunde realității. Când datele tipărite pe fișă se schimbă (ale punctului de lucru sau ale firmei), Platforma marchează fișa „necesită revizuire”, iar Clientul o regenerează.

7. CUI și informațiile despre companie

Datele preluate automat după CUI provin din surse publice (ANAF) și pot fi neactualizate sau incomplete. Clientul le verifică și le poate corecta în cont. Câmpul CUI este destinat exclusiv codului fiscal al firmei, nu codului numeric personal.

8. Generarea documentelor

Fișa este generată pe baza autoevaluării Clientului și a legislației avute în vedere de Platformă la data generării.
Formatul oficial al fișei de securitate urmează să fie stabilit prin ordin al ministrului afacerilor interne; până atunci, fișa MENTOR-SEC este orientativă și poate fi actualizată când apar normele. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: stadiul actual al ordinului
Termenul de valabilitate afișat pe fișă este un termen de revizuire recomandat de Platformă, nu un termen stabilit de lege. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ
O versiune nouă a fișei o înlocuiește pe cea anterioară, care rămâne în istoric.

9. Limitele serviciului automat

Calificarea este produsă de reguli software, pe baza interpretării MENTOR-SEC a Anexei 1 la normele metodologice aprobate prin HG nr. 301/2012 și a Legii nr. 333/2003. Regulile nu au fost încă validate de un jurist și sunt marcate „orientativ”. Calificarea și fișa:

nu reprezintă o opinie juridică;
nu reprezintă o analiză de risc la securitatea fizică făcută de un evaluator licențiat;
nu reprezintă o certificare, o autorizare sau un aviz;
nu garantează că o autoritate va accepta fișa sau că punctul de lucru respectă toate obligațiile legale.

10. Traseul către evaluator

Când regulile arată că un punct de lucru pare să aibă nevoie de o analiză de risc făcută de un evaluator RNERSF, Platforma nu generează fișa pe bază de autoevaluare pentru acel punct de lucru și afișează motivele, cu trimiterile legale. Clientul poate cere analizarea rezultatului de către o persoană din echipa MENTOR-SEC, la [email], și poate apela la orice evaluator licențiat, în afara Platformei.

11. Serviciile evaluatorilor

Bursa evaluatorilor funcționează în perioadă pilot, gratuit, în județele în care există firme de evaluare verificate. Unde nu există încă, Clientul poate cere să fie anunțat, pentru fiecare punct de lucru, când poate cere oferte. Eventualele tarife sau plăți prin Platformă vor fi reglementate prin termeni publicați înainte de aplicare.

Firmele de evaluare se pot înscrie deja, în condițiile din Anexa 2. La punctele de lucru care par să aibă nevoie de evaluator, Clientul vede firmele verificate din județul respectiv. Verificarea privește înscrierea evaluatorilor în RNERSF și datele firmei; nu este o recomandare și nu garantează calitatea analizelor. Clientul alege și contractează evaluatorul în afara Platformei, pe răspunderea lui.

Cererile de ofertă (pilot). Unde există firme de evaluare verificate în județul punctului de lucru, Clientul poate cere oferte din cont, pentru punctele de lucru care par să aibă nevoie de evaluator. Cererea ajunge la toate firmele verificate care lucrează în acel județ, doar cu datele necesare pentru ofertă: categoria unității, localitatea, suprafața, programul, termenele și observațiile Clientului. Clientul nu scrie în observații detalii despre sistemele de securitate. Numele Clientului, CUI-ul, adresa punctului de lucru și datele de contact ale contului ajung doar la firma a cărei ofertă o acceptă Clientul, în momentul acceptării. Acceptarea nu încheie un contract prin Platformă: contractul, vizita la fața locului și plata se stabilesc direct între Client și firmă. În perioada pilot, cererile și ofertele nu au tarif.

12. Rolul MENTOR-SEC în relația Client–evaluator

MENTOR-SEC pune în legătură Clientul cu firmele de evaluare verificate. Nu este parte în contractul dintre ei, nu face analiza de risc, nu garantează calitatea ei și nu încasează plata pentru ea; răspunderea pentru analiza de risc este a firmei și a evaluatorului. Plata prin Platformă (sume păstrate până la livrarea raportului) nu este disponibilă; dacă va fi introdusă, va avea termeni specifici. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: statutul de intermediar fără plată și limitele răspunderii (întrebarea 24); păstrarea temporară a sumelor („escrow”) poate intra sub regimul serviciilor de plată (Legea nr. 209/2019) — de stabilit înainte de orice plată prin Platformă

13. Plăți

În perioada de testare (beta), generarea fișelor este gratuită. După încheierea ei, generarea unei fișe pentru un punct de lucru va costa [NECESITĂ COMPLETARE: preț; afișat azi pe site: 149 RON/locație; TVA inclus sau nu]. Plata se face înaintea generării, prin [NECESITĂ COMPLETARE: procesator]. Vom anunța Clienții înainte de încheierea perioadei gratuite. Fișele generate gratuit în beta rămân valabile.

14. Facturare

[NECESITĂ COMPLETARE: emiterea facturii, datele de facturare, transmiterea în RO e-Factura, termene]

15. Anulare și rambursare

Serviciul se adresează profesioniștilor, așa că nu se aplică dreptul de retragere prevăzut pentru consumatori. Dacă plătești și fișa nu poate fi generată din cauza unei erori a Platformei, poți cere regenerarea sau rambursarea sumei plătite pentru acea fișă. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: politica de rambursare aleasă

16. Disponibilitatea platformei

Depunem eforturi rezonabile ca Platforma să fie disponibilă, fără să garantăm funcționarea neîntreruptă. Pot exista întreruperi pentru mentenanță, actualizări sau din cauza furnizorilor. În perioada beta, funcțiile se pot schimba.

17. Proprietate intelectuală

Platforma, chestionarul, regulile de calificare, textele și elementele grafice aparțin MENTOR-SEC sau licențiatorilor săi. Clientul primește dreptul neexclusiv de a folosi Platforma pe durata contului și de a folosi, tipări și prezenta fișele generate pentru nevoile proprii.

18. Conținutul utilizatorului

Datele și răspunsurile introduse rămân ale Clientului. Clientul ne acordă dreptul de a le prelucra strict pentru furnizarea serviciului, potrivit acestor Termeni, Politicii de confidențialitate și Anexei 1.

19. Documentele și responsabilitatea Clientului

Clientul decide dacă și cum folosește fișa, o semnează prin reprezentantul său, o păstrează și o prezintă când i se cere. Clientul răspunde pentru exactitatea declarațiilor din fișă. Dacă trece în fișă datele altor persoane (reprezentant, responsabil cu securitatea), Clientul are un temei pentru aceasta și le informează. Clientul nu trece în descrierea incidentelor nume sau alte date care identifică persoane.

20. Limitarea răspunderii

MENTOR-SEC răspunde pentru furnizarea serviciului cu diligența unui profesionist. MENTOR-SEC nu răspunde pentru:

consecințele datelor inexacte, incomplete sau neactualizate furnizate de Client;
deciziile autorităților sau ale terților privind fișa sau punctul de lucru;
folosirea fișei în alt scop decât cel pentru care a fost generată.

În afara cazurilor de mai sus, răspunderea totală a MENTOR-SEC față de un Client este limitată la NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: plafonul (de exemplu, sumele plătite de Client în ultimele 12 luni; în beta, serviciul e gratuit).

Limitările nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă, nici altor situații în care legea nu permite limitarea răspunderii. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: art. 1355 Cod civil; acceptarea expresă a clauzelor standard, art. 1203 Cod civil

21. Interdicții

Este interzis să:

folosești Platforma pentru firme pe care nu ai dreptul să le reprezinți;
introduci date false cu intenția de a obține un document înșelător;
modifici fișele generate și le prezinți ca fiind emise de Platformă;
accesezi sau încerci să accesezi datele altor conturi;
perturbi funcționarea Platformei sau interoghezi automat și masiv serviciile ei;
folosești Platforma pentru a strânge informații despre vulnerabilitățile altor firme.

22. Suspendarea și închiderea contului

Poți închide contul oricând, din „Datele firmei” → „Datele tale” → „Șterge contul”. Putem suspenda sau închide un cont care încalcă acești Termeni, cu notificare prealabilă, în afară de situațiile grave (de exemplu, un risc de securitate). La închiderea contului, datele se șterg potrivit Politicii de confidențialitate. Pentru firmele de evaluare, suspendarea profilului e descrisă în Anexa 2. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: ce se întâmplă cu verificarea publică a fișelor emise după închiderea contului

23. Protecția datelor

Prelucrarea datelor personale ale utilizatorilor este descrisă în Politica de confidențialitate. Pentru datele personale pe care Clientul le introduce în fișă despre alte persoane, MENTOR-SEC acționează ca persoană împuternicită a Clientului, potrivit Anexei 1. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ

24. Modificarea termenilor

Putem modifica acești Termeni. Te anunțăm în cont și pe email cu cel puțin [propunere: 30 de zile] înainte, pentru schimbările care îți afectează drepturile. Dacă nu ești de acord, poți închide contul înainte de intrarea lor în vigoare. Schimbările impuse de lege pot intra în vigoare mai repede.

25. Legea aplicabilă

Acești Termeni sunt guvernați de legea română.

26. Soluționarea litigiilor

Încercăm întâi să rezolvăm amiabil orice neînțelegere, la [email]. Dacă nu reușim, litigiul se soluționează de instanțele competente de la sediul MENTOR-SEC. NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: clauza de competență

27. Date de contact

[NECESITĂ COMPLETARE: email, adresă de corespondență, telefon opțional]

Anexa 1 — Acordul de prelucrare a datelor în numele Clientului (art. 28 GDPR)

Obiect și durată. MENTOR-SEC prelucrează, în numele Clientului, datele personale pe care Clientul le introduce în chestionar și în fișă despre alte persoane, pe durata contului și până la ștergerea locației sau a contului.
Natura și scopul. Stocarea, afișarea în cont, generarea fișei PDF și păstrarea ei, exclusiv pentru a furniza Clientului fișa de securitate.
Categorii de date și de persoane. Reprezentantul legal (nume, funcție); responsabilul cu securitatea (nume, telefon, email); alte persoane pe care Clientul le menționează, deși este rugat să nu o facă.
Instrucțiuni. MENTOR-SEC prelucrează datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului (acești Termeni și acțiunile lui în cont), cu excepția obligațiilor legale.
Confidențialitate. Persoanele autorizate de MENTOR-SEC să prelucreze datele s-au angajat să respecte confidențialitatea.
Securitate. Măsurile tehnice și organizatorice descrise în Politica de confidențialitate, secțiunea 18.
Subîmputerniciți. Clientul autorizează în general folosirea furnizorilor enumerați în Politica de confidențialitate (secțiunea 15). MENTOR-SEC anunță din timp orice schimbare, iar Clientul se poate opune.
Asistență. MENTOR-SEC ajută Clientul să răspundă cererilor persoanelor vizate și să își îndeplinească obligațiile de securitate, de notificare a încălcărilor și, dacă e cazul, de evaluare a impactului.
Încălcări ale securității. MENTOR-SEC anunță Clientul fără întârzieri nejustificate după ce află de o încălcare a securității care privește aceste date.
Ștergere. La ștergerea locației sau a contului, datele se șterg, inclusiv fișierele PDF, cu excepția situațiilor în care legea cere păstrarea lor.
Audit. MENTOR-SEC pune la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestor obligații.

NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: forma finală a anexei, raportată la art. 28 alin. (3) GDPR

Anexa 2 — Condițiile pentru firmele de evaluare

Cine se poate înscrie. Firma (persoană juridică, PFA sau întreprindere individuală) care are ca activitate CAEN 7112 sau 8009 și cel puțin un evaluator înscris în RNERSF, angajat sau conducător al firmei (Legea nr. 333/2003, art. 49³–49⁵, modificată prin OUG nr. 37/2026). O firmă (un CUI) are un singur cont de firmă de evaluare.
Datele declarate. Firma răspunde pentru exactitatea datelor declarate (activitatea CAEN, serviciile de pază sau alarmare, evaluatorii, județele, categoriile de unități, descrierea) și le actualizează când se schimbă.
Evaluatorii. Firma adaugă doar evaluatori care lucrează pentru ea și îi informează, înainte, că numele, seria și numărul certificatului lor sunt prelucrate de MENTOR-SEC pentru verificare și afișate pe profilul firmei, potrivit Politicii de confidențialitate (secțiunea 13).
Verificarea. MENTOR-SEC caută automat fiecare evaluator în RNERSF (registrul publicat de Inspectoratul General al Poliției Române, cu data lui) și preia datele publice ale firmei de la ANAF, apoi aprobă sau respinge manual cererea, cu motiv. Verificarea privește doar aceste condiții: nu este o autorizare, o abilitare sau o certificare și nu garantează calitatea analizelor de risc.
Profilul. După aprobare, clienții autentificați văd profilul firmei la punctele de lucru din județele alese de firmă: denumirea, județul sediului, județele acoperite, categoriile de unități, descrierea, declarația despre pază sau alarmare și evaluatorii găsiți activi la firmă în registru (nume, serie și număr certificat, data registrului). Profilul nu conține CUI-ul, telefonul sau emailul.
Obligațiile legale rămân ale firmei. Analiza de risc, inspecția personală la fața locului, angajamentul de confidențialitate, registrul analizelor, evitarea conflictului de interese (art. 49⁷) și termenele de revizuire sunt obligațiile firmei și ale evaluatorului. MENTOR-SEC nu face analize de risc și nu răspunde pentru ele.
Actualizarea după registru. La fiecare registru nou, evaluatorii sunt căutați din nou. Un evaluator care nu mai apare activ la firmă nu mai este afișat pe profil, iar o firmă fără niciun evaluator găsit activ nu mai apare în lista clienților.
Suspendarea. MENTOR-SEC poate suspenda profilul unei firme ale cărei date nu mai corespund (de exemplu, firmă inactivă la ANAF, declarații inexacte, suspendare sau radiere din RNERSF potrivit art. 49⁶), cu motivul comunicat firmei.
Costuri. Înscrierea, profilul și ofertele nu au tarif în perioada pilot. Contractul și plata analizei de risc se fac direct între firmă și Client. Eventualele tarife sau plăți prin Platformă vor fi reglementate prin termeni publicați înainte de aplicare.
Retragerea. Firma își poate retrage cererea cât e în verificare, își poate șterge înscrierea cât e ciornă sau respinsă și își poate șterge oricând contul, cu profilul și evaluatorii.
Ofertele. Firma vede cererile din județele alese, doar cu datele necesare pentru ofertă. Clientul vede oferta (prețul total, termenul, data propusă pentru vizită, mesajul) împreună cu profilul firmei; persoana de contact și telefonul, doar după ce acceptă oferta. Firma poate modifica sau retrage oferta cât cererea e deschisă.
Angajamentele la fiecare ofertă. Firma se angajează: (a) ca, după ce află cine e Clientul, să verifice că nu are cu el contracte de pază sau de alarmare și, dacă are, să nu încheie contractul pentru analiza de risc (Legea nr. 333/2003, art. 49⁷); (b) să păstreze confidențialitatea datelor despre Client și despre obiectiv primite prin Platformă. Angajamentele se păstrează cu oferta, cu data lor.
Datele primite după acceptare. Firma folosește numele Clientului, CUI-ul, adresa punctului de lucru și datele de contact doar pentru oferta acceptată (contractul, vizita și analiza de risc) și răspunde pentru prelucrarea lor.

NECESITĂ VALIDARE JURIDICĂ: forma finală a anexei, informarea evaluatorilor de către firmă, rolul MENTOR-SEC față de datele lor și angajamentele la ofertă (întrebările 21–23, 26–27)